TRABAJO

La clave del éxito es …

La organización es la clave que toda Girlboss necesita en su vida.

Por Joseza Otero

Sí alguien de las personas que me conocen (mi marido en específico) leyera éste post, se burlaría en mi cara por dar consejos de organización, pero la realidad es que sí, en mi casa soy un desastre total, pero en la oficina suelo ser la de los Exceles, los programas de organización y los post-its en la pared o en la computadora para recordar todo a detalle.

Por eso decidí compartir los tips que me ayudan a organizar 3 eventos promedio al mes, convenios, citas y llevar una vida de mamá, que desde luego me ayuda Ray (mi esposo) pero que en temas de lactancia pues cómo les explico que nomás yo me entiendo.

Soy gerente de relaciones públicas de una cadena de centros de negocios, por lo que tengo varias responsabilidades a las que hay que dar seguimiento, eventos, convenios, patrocinios, etc, etc, etc, además formo parte del comité de creatividad, llevo algunas cuentas en el inicio de mi agencia de RP, soy mamá y me gusta meterme en todo lo que me inviten, por lo que debo llevar un buen control de mis actividades, para ello son varias las apps en las que me he apoyado, sin dejar de lado, desde luego, las agendas de papel, para ayudarte a conseguir mejor organización aquí te dejo algunos tips de lo que a mi me funciona:

  • Métodos tradicionales: Muchas personas preferimos algunos de los métodos tradicionales para llevar el control de nuestras actividades, yo por ejemplo sigo teniendo agenda de papel, pegando post-its en la laptop o en la pared y teniendo un calendario en mi escritorio, incluso prefiero leer en papel o imprimir los documentos si los tengo que revisar o corregir y subrayar con marca textos, métodos de viejita dirán, pero a mi me acomoda muy bien.
  • Métodos digitales: Descubrir Google Calendar fue lo mejor que pudo haberme pasado, qué les digo de la suite de Google que me da la oportunidad de actualizar documentos al momento y que otras personas puedan verlos sin necesidad de mandarnos 20 mails con el nombre del documento: ReporteFinalOKOKOKOKOKOKOKOKOk230219Yaesteeselmerobuenolojuro.doc Pero no sólo Google te permite hacerlo, Dropbox es otra excelente herramienta que al igual que Google te deja editar, guardar y compartir documentos, además de que ambas cuentan con apps para el cel y tablet, sólo que hasta donde conozco Dropbox no tiene calendario, encuestas y contactos, así que honestamente larga vida a Google.

Para poder llevar un to do list de tus actividades o marcar las acciones que debes completar en el mes está Asana y Trello, para mi gusto Trello, puedo hacer grupos, tableros, poner recordatorios, subir imagénes, documentos en fin, creo que es muy completa y te permite abordar varios temas.

Ahora bien si de poder comunicarte con tu equipo se trata, Slack es una herramienta de trabajo súper funcional, muchos prefieren Whatsapp e incluso adquieren la versión for business o empresarial.

Esos fueron algunos métodos, ahora vienen los tips:

  • Crea un calendario digital para cada tema, yo por ejemplo tengo uno de eventos, otro de citas, uno de IZABC y otro de ventas especiales, me funciona para diferenciar por color y saber de qué va cada día.
  • Pon recordatorios de 1 día antes, así sabrás sí tienes que vestirte especial para alguna ocasión o si tienes que estudiar o preparar algo.
  • Sí de plano se te olvida agendar en el calendario digital, entonces compra una agenda, a mí me funcionan las que también tienen un calendario completo de dos paginas cuadriculado.
  • En mi caso tengo 3 libretas, la agenda, la de pendientes y la de cotizaciones, así no mezclo todo y no me hago bolas. (Hay una cuarta para pendientes de mi agencia)
  • Sí lo tuyo no es traer ochocientas mil libretas, hay unas que tienen divisiones, súper práctico.
  • Un calendario de pared en papel o bien pintarrón también es de mucha ayuda, yo tengo uno en casa para marcarle a mi marido los días que necesito que se quede con la niña porque tengo eventos y otro en la oficina para cursos agendados, talleres, filmaciones, eventos, etc.
  • Utiliza colores para diferenciar tus actividades o identificar los temas, puedes hacerlo en tus agendas, en el calendario, en post-its, prácticamente donde sea.
  • Por último la app de notes en Microsoft y en Apple funciona súper cuando no quieres olvidar algo, pues es lo primero que vez cuando abres tu lap.

En fin, espero que estos tips te funcionen y puedas optimizar tus tiempos y ser un poco más coordinada, sino, no pasa nada, dentro de nuestro desorden todas tenemos y sabemos nuestro orden.

Joseza Otero es originaria de Manzanillo, Colima; egresada de la licenciatura en Publicidad y Relaciones Públicas por la Universidad de Colima, llegó a vivir a la CDMX hace 6 años, ha colaborado en distintos medios como revistas y actualmente escribe para el blog de Victoria 147, es miembro activo del ecosistema de emprendimiento como mentora y parte del equipo organizador de Startup Weekend de la Ciudad de México, actualmente se desenvuelve como gerente de Comunicación Comercial de una de las cadenas más grandes e importantes de centros de negocios en México, a la par del desarrollo de su agencia boutique de relaciones públicas Miss Deal Maker. Amante de los libros, la escritura, la música, Irlanda y el té, Joseza es fiel creyente de que todo siempre, sucede por alguna razón.

Las opiniones expresadas en los artículos publicados en Hola Poderosa corresponden únicamente al autor y pueden no coincidir con las de SpeakHer Nights.

Photo by Jason Leung on Unsplash

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